W ostatnim miesiącu roku, wszyscy mają w głowie myśli związane ze świętami i tym świątecznym czasem. Bardzo wielu przedsiębiorców, nie tylko tych prowadzących duże wieloosobowe firmy organizuje „wigilie firmowe” czy „firmowe spotkania świąteczne”. Przed podjęciem decyzji związanej z takim spotkaniem właściciel jednostki powinien zapoznać się, jak temat rozliczeń świątecznych kosztów wygląda od strony działu księgowego.
W niektórych firmach prowadzony jest Fundusz Świadczeń Socjalnych (w firmach powyżej 50 pracowników i jednostkach samorządowych/budżetowych jest obowiązkowy), a pieniądze tam zgromadzone można bez problemu wykorzystać na zorganizowanie wigilii firmowej lub obdarowanie pracowników świątecznymi upominkami.
Jeśli w firmie nie działa taki fundusz, pracodawca może pokryć koszty z firmowych pieniędzy i dokonać ich odliczeń pod pewnymi warunkami.
Aby koszty organizacji wigilii firmowej zostały zaliczone do kosztów uzyskanie przychodów pracodawca musi wykazać twardy dowód ze koszty te przyczynią się do osiągnięcia przychodu. Ważna jest forma spotkania, aby było ono nastawione również na cel motywacyjno-integracyjny pracowników. Odliczeniom nie podlega VAT od usług gastronomicznych.
Jeśli pracodawca pragnie obdarować pracowników drobnymi upominkami świątecznymi, a koszty związane z zakupami zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu to musi je pokryć ze środków obrotowych firmy i udokumentować, ze upominki otrzymali pracownicy.
Otrzymane przez pracowników prezenty zgodnie z prawem podlegają jednak opodatkowaniu – pracodawca do przychodu pracownika ze stosunku pracy powinien doliczyć wartość prezentu i pobrać z tego tytułu zaliczkę na podatek dochodowy. Wyjątek stanowi zakupienie karty przepłaconej (upominkowej/bonu), które podlega zwolnieniu stanowiąc rodzaj karty płatniczej.