Dokumenty podczas inwentaryzacji

Inwentaryzacja to procedura, która polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych, jak też dodatkowo wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji, a stanem wynikającym z ewidencji księgowej. Efektem poprawnie przeprowadzonych czynności inwentaryzacyjnych jest dodatkowo rozliczenie osób, które były materialnie odpowiedzialne, a także ustalenie faktycznej struktury przedsiębiorstwa. Rozróżnić można cele inwentaryzacji doprowadzające do zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych oraz przeciwdziałaniu nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki. Dobrze zaplanowana i przeprowadzona inwentaryzacja w przedsiębiorstwie pozwoli właścicielom ocenić zasoby firmy oraz usprawnić cały system gospodarowania zapasami. Poprawa kontroli nad podmiotem gospodarczym znacznie zmniejsza także straty, jakie wyrządzić może jednostka.

Istotną rolę podczas inwentaryzacji pełni odpowiedni podział zadań oraz odpowiedzialności pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Wpływa na tą sytuację fakt, że każda jednostka z sektora finansów publicznych ma różnorodną strukturę. Od efektów pracy zależeć będzie zarówno jakość inwentaryzacji, a także sporządzanych dokumentów.

Inwentaryzację pod względem rodzajów wyróżnić można jako systematyczną, cykliczną, okazjonalną, doraźną, pełną, rozliczeniową, szacunkową, przeglądową, kontrolną, roczną, nadzwyczajną oraz zdawczo-zbiorczą. Każda ewidencja posiada indywidualną nazwę i strukturę, ponieważ niektóre prowadzone są w sposób ciągły, a niektóre na przykład na żądanie organu zewnętrznego.

Każda inwentaryzacja, zgodnie z prawem cechować się powinna zasadą terminowości i częstotliwości, zasadą podwójnej kontroli oraz tak zwanych “zamkniętych drzwi”, zasadą rzetelnego obrazu i komisyjności, a także fachowości. Do sporządzenia inwentaryzacji zobowiązane muszą zostać osoby fachowe, które w dokładny i kompleksowy sposób uwzględnią wszystkie składniki majątku i ustalą rzeczywisty stan aktywów i pasywów.

Jakie dokumenty podczas inwentaryzacji należy sporządzić? Według etapów inwentaryzację podzielić można na trzy kroki – pierwszy to plan i harmonogram, zawierający dodatkowo instrukcję inwentaryzacyjną, zarządzenie wewnętrzne kierownika jednostki oraz wykaz powołanych członków, drugi etap jako przebieg spisów z natury i protokołów weryfikacji aktywów i pasywów oraz potwierdzenie sald i trzeci etap, czyli protokół weryfikacyjny różnic inwentaryzacyjnych oraz ich zestawienie.

Nie warto kojarzyć inwentaryzacji jako przykrego obowiązku wymaganego przez prawo. Czynności sprawdzające muszą zostać przeprowadzone w każdej firmie, ponieważ ich brak grozić może poważnymi stratami w majątku oraz rozbieżnościami pomiędzy ewidencją księgową, a faktycznym stanem posiadania przez firmę.

Uzyskany wynik z inwentaryzacji może dać duży materiał do analizy. Przedsiębiorca może wówczas wyciągnąć wnioski, czyli zastanowić się, dlaczego wystąpiły różnice oraz kto za to odpowiada i co zrobić, aby uniknąć takich przypadków.