Najpopularniejszymi dokumentami handlowymi w relacjach biznesowych zdecydowanie są faktury. Zarówno transakcje między krajowe jak i zagraniczne dokumentowane są fakturami, które wystawiane być mogą w formie papierowej lub elektronicznej.
Faktury ze względu na dane w nich zamieszczone, dzielą się na kilka rodzajów.
- Zwykła faktura– obowiązek jej wystawienia następuje w momencie nastąpienia sprzedaży, dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz innego podatnika( w tym sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju) lub też na żądanie nabywcy towaru, bez względu na jego status podatnika VAT.
- Faktura pro forma– wystawiana jest w celu poinformowania klienta o cenie towaru lub usługi. Nie jest traktowana jako dokument księgowy, a jedynie jako dokument pomocniczy. Faktura pro forma nie wywołuje skutków podatkowych.
- Faktura zaliczkowa– jest poświadczeniem otrzymanych zaliczek, zadatków oraz przedpłat dokonanych jeszcze przed wydaniem towaru lub usługi. Co ważne, nie wystawia się jej na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, dostaw energii, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wodociągowych, najmu, obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji. Sprzedawca po wystawieniu faktury zaliczkowej zobowiązany jest również do wystawienia faktury końcowej.
- Faktura końcowa– stanowi ona rozliczenie wcześniej otrzymanych zaliczek, przedpłat, zadatków udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Co ważne, faktura końcowa nie musi być wystawiana, gdy faktury zaliczkowe w 100% pokrywają wartość zamówienia.
- Faktura korygująca – wystawiana jest w przypadku popełnienia błędu lub konieczności dokonania zmian we wcześniejszej fakturze.
- Faktura VAT marża- dokument wystawiany w przypadku transakcji dotyczących sprzedaży towarów używanych, handlu dziełami sztuki, handlu przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami, usług turystycznych.
- Faktura uproszczona– przedsiębiorca ma prawo wystawić fakturę uproszczoną, jeśli kwota należności nie przekracza 100 euro, w przeliczeniu na polskie złote. Fakturą uproszczoną nie można jednak udokumentować sprzedaży wysyłkowej na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów z UE.
- Faktura VAT małego podatnika– mały podatnik rozliczający się metodą kasową, może wystawić fakturę małego podatnika zawierającą adnotację “metoda kasowa”.
- Faktura VAT RR– dotyczy ona transakcji prowadzonych pomiędzy rolnikami ryczałtowymi. Wystawiana jest przez nabywcę płodów rolnych oraz sporządzona w dwóch egzemplarzach, dla każdej ze stron.